PBX in Cloud il futuro delle telecomunicazioni aziendali

Negli ultimi anni molte aziende, da microimprese a multinazionali, si sono accorte degli innumerevoli vantaggi delle soluzioni PBX in cloud, rispetto alle soluzioni on-premise e stanno abbandonano questi sistemi di comunicazione oramai tecnologicamente obsoleti. I sistemi telefonici in Cloud sono il futuro perché sono in grado di rendere il sistema di comunicazione aziendale molto più conveniente dal punto di vista economico, più efficiente, funzionale e flessibile nell’utilizzo e più sicuro dal punto di vista della continuità del servizio.

Il centralino telefonico in Cloud è una soluzione telefonica basata sulla tecnologia VoIP (Voice Over IP), ossia utilizza la rete Internet per le comunicazioni, a differenza dei centralini PBX tradizionali che utilizzano linee telefoniche fisiche in rame (ISDN). Un sistema telefonico in Cloud è un sistema VoIP “ospitato” fuori della sede aziendale, ossia su di un server esterno, di proprietà del provider, a cui ci si accede tramite un collegamento Internet. Questa è la base di qualsiasi sistema Telefonico VoIP in Cloud. Ci si può collegare al sistema telefonico tramite dispositivi fissi o mobile, come un computer, uno smartphone o un telefono fisso IP compatibile. Una volta che si è connessi al PBX in Cloud, sarà possibile utilizzarlo per le chiamate voce, come un qualsiasi centralino, oltre a poter disporre di una serie di funzionalità avanzate di gestione code, condivisione rubriche, integrazione con applicazioni di produttività, funzionalità di collaborazione tra i membri del team, come stato di presence, condivisione file, chat, SMS, videochiamate …

E’ bene chiarire subito che il passaggio a un sistema telefonico VoIP, non implica necessariamente dover passare a una soluzione in Cloud. Il passaggio da un sistema telefonico tradizionale con linee fisiche al sistema telefonico VoIP può essere eseguito anche attraverso un’installazione on-premise, cioè con un centralino fisico (server) installato presso la sede aziendale.

Qual è allora la differenza, tra un sistema telefonico in Cloud e uno on-premise? Sostanzialmente l’unica differenza tra i due è il luogo in cui “risiede” il server: in azienda o in hosting. Questo aspetto, che all’apparenza potrebbe sembrare banale, comporta però implicazioni molto importanti, perché il centralino in Cloud può godere di tutti i vantaggi tipici di questa tecnologia:

• Aggiornamenti e manutenzione delegati al provider;
• Risparmio sui costi hardware;
• Semplicità di configurazione, scalabilità e flessibilità di utilizzo;
• Fruibilità del sistema ovunque e da qualsiasi dispositivo;
• Continuità Aziendale

Avere un PBX installato in sede significa che dovrà essere il reparto IT dell’azienda a occuparsi del suo aggiornamento e della sua manutenzione, per evitare che con il passare del tempo si possano verificare malfunzionamenti e guasti che influiscano sulla continuità del servizio. Questo comporta il doversi occupare costantemente di tutta la parte hardware e software del centralino, con controlli e interventi periodici a garanzia del buon funzionamento.

In un sistema telefonico in cloud, invece, la manutenzione e l’aggiornamento del sistema è affidata al provider. La manutenzione ordinaria e straordinaria sarà una loro responsabilità, così come gli aggiornamenti necessarie per garantire una perfetta funzionalità. Affidarsi a un provider professionale significa inoltre poter contare su una struttura IT ridondata, sicura e performante, in grado di garantire l’eccellenza e la continuità dei servizi in qualsiasi situazione.

I costi di installazione di un centralino in Cloud saranno sempre inferiori a quelli di un sistema on-premise, questo perché mentre un sistema on-premise comporta un’installazione fisica, e dunque la configurazione e il cablaggio del PBX, un sistema telefonico in Cloud ha bisogno solo di una connessione a Internet per essere operativo e quindi tendenzialmente una infrastruttura già esistente in azienda. Anche la configurazione in genere è delegata al Provider o all’MSP, che semplicemente fornirà le credenziali di accesso al sistema per gestire la parte amministrativa per le impostazioni di base e gli account utente.

Nella maggior parte dei casi, inoltre il PBX in Cloud viene proposto con modalità As a Service ossia con pagamento con canoni mensili ricorrenti, che includono aggiornamenti e manutenzione, con costi complessivi sensibilmente inferiori a quelli di un’alternativa on-premise. Anche nel lungo termine, la telefonia cloud è sempre la soluzione più conveniente dal punto di vista economico-finanziario.

Un fattore importante a vantaggio delle soluzioni PBX in Cloud è la semplicità di configurazione o di modifica in upgrade o downgrade. Poiché questo sistema è al 100% un software, per modificarlo, estenderlo o ridurlo è necessario solamente modificare le impostazioni del programma: un’operazione immediata ben diversa dalle modifiche alle configurazioni fisiche e ai cablaggi richieste da un centralino on-premise.

Aggiungere o rimuovere utenti dal sistema telefonico in Cloud è una questione di secondi, così come l’introduzione di nuovi strumenti o funzionalità del sistema richiede solo un aggiornamento del programma da parte del provider. Rispetto a un centralino fisico, le modifiche e gli aggiornamenti del sistema cloud avvengono all’istante.  Si pensi ai vantaggi, che la flessibilità e la scalabilità del sistema telefonico, comportano dal punto di vista dell’adattamento aziendale. Se la vostra azienda deve modificare le licenze, il tipo di sistema, gli strumenti, il tipo abbonamento, il numero di telefono, la configurazione della segreteria telefonica o qualsiasi altra impostazione o configurazione, l’aggiornamento può essere effettuato in tempo immediato, semplicemente accedendo al pannello di controllo.

Sono proprio queste caratteristiche di scalabilità e flessibilità a rendere i sistemi telefonici in Cloud di gran lunga preferiti da parte di qualsiasi tipo di organizzazione rispetto ai sistemi on-premise.

Le aziende di oggi fanno della mobilità e dello smart working il loro punto di forza. Il lavoro agile e la mobilità sono oramai la consuetudine più che l’eccezione. Le organizzazioni devono essere in grado di far comunicare e collaborare il proprio gruppo ovunque si trovi, in ufficio, a casa, in mobilità, in sedi distaccate …

Questa flessibilità è molto più facile da ottenere con un PBX in Cloud perché la mobilità è insita in un sistema telefonico cloud. Accedendo al PBX cloud attraverso Internet, chiunque nell’azienda sarà in grado di utilizzare il proprio numero di telefono aziendale, così come attraverso gli smartphone utilizzando le App. Non importa dove ci si trovi, il sistema funzionerà esattamente allo stesso modo.

La facilità del centralino in cloud di collegare gli utenti, la si riscontra anche nel caso di dover collegare più uffici e più sedi distaccate: è infatti sufficiente un collegamento internet per collegarle in un unico centralino,  con un minimo sforzo e con rapidità, senza alcun confine geografico.

Uno dei motivi per cui il PBX in Cloud sta diventando la soluzione più diffusa tra le aziende è la sua capacità di garantire la continuità del servizio di telecomunicazione, anche di fronte a un disastro: nel cloud, infatti un qualsiasi evento non può interrompe le linee telefoniche, dato che queste non passavano fisicamente per l’ufficio. Il centralino in Cloud sarà sempre raggiungibile, attivo e funzionante attraverso una qualsiasi connessione internet. Tutti questi fattori hanno contribuito in modo determinante alla popolarità dei sistemi telefonici VoIP cloud.

Ma quanto è facile il passaggio da un sistema on-premise a uno al Cloud? E’ facile e veloce come connettersi a Internet e lasciare che sia G&B a occuparsi di tutto. Il passaggio da una connessione fissa a un Cloud PBX è possibile mantenendo i propri numeri aziendali grazie alla portabilità dei numeri. E anche per quanto riguarda l’hardware, probabilmente avete già tutto quello che vi serve. Un sistema telefonico cloud non solo non richiede un PBX fisico in sede, ma può essere raggiunto da qualsiasi dispositivo connesso a Internet, compresi i computer portatili e gli smartphone già utilizzati dal personale.

Combinando tecnologia e professionalità della nostra squadra, siamo in grado di offrire soluzioni di PBX in Cloud per qualsiasi tipo di organizzazione. CONTATTACI, se sei alla ricerca di soluzioni affidabili, sicure ed economiche per la tua azienda.

Articolo a cura di Davide Bianchi
CEO – G&B Cloud